L’importance et les avantages de l’automatisation des processus. Actuellement, de nombreuses entreprises utilisent encore des processus manuels, ce qui, dans certains cas, est contre-productif et génère plusieurs difficultés. Ce sont généralement des processus plus lents, les documents ont tendance à se perdre, les processus ne sont pas très efficaces et il n’y a pas beaucoup de contrôle.
Dans le cas de la comptabilité d’une entreprise, le processus des comptes fournisseurs du service financier est l’exemple parfait où, en outre, de grands changements et des améliorations d’efficacité peuvent être réalisés grâce à l’automatisation, selon Yooz experts.
Pourquoi l’automatisation des processus est-elle importante?
Tout d’abord, l’importance de l’automatisation des processus comptables dans l’entreprise repose sur le fait qu’elle permet de mettre en œuvre la Transformation Digitale dans le département et de disposer de nouvelles technologies pour faciliter et optimiser le temps de l’équipe.
De plus, le service comptable signale en permanence plusieurs problèmes par rapport aux processus manuels: coûts élevés de traitement de chaque document, manque de visibilité, perte de documents, erreurs de paiement, manque de traçabilité, falsification de documents, manque de contrôle, entre autres.
Regardons des chiffres spécifiques:
Le coût du traitement manuel d’une facture papier varie entre 9,4 $ et 20,8 $ et le coût de l’archivage est estimé à 3,25 $. Et toute erreur coûte très cher! Une facture mal classée ou perdue finit par coûter 100 $ à l’entreprise pour la rechercher et un coût encore plus élevé si elle doit être reproduite, selon le rapport “L’état des ePayables 2020«. En outre, il existe d’autres types de coûts indirects, plus difficiles à mesurer mais dont on sait qu’ils sont présents et qui compliquent encore davantage ce processus.
Après le confinement que nous avons traversé début 2020, les entreprises ont été confrontées à la nécessité d’avancer dans un environnement de plus grande incertitude et avec peu d’informations disponibles sur leur activité. Pour reprendre le contrôle, l’accent a été mis sur la garantie de l’avenir de l’entreprise et sur sa préparation et sa capacité à faire face à tout événement imprévu. Cela montre que les processus manuels sont dépassés et ne s’adaptent pas aux besoins de visibilité, d’efficacité et d’agilité, entre autres, qui sont aujourd’hui présents pour le service comptable.
Il est temps d’adopter la technologie d’automatisation dans les entreprises et ainsi garantir un meilleur service, réorienter les efforts vers des tâches plus importantes et obtenir un avantage concurrentiel.,
Mais quels sont les avantages d’un processus automatisé des comptes fournisseurs?
- Plus de productivité dans l’entreprise: L’automatisation des comptes fournisseurs permet de réduire les coûts fixes du processus et d’obtenir rapidement des gains de productivité. L’automatisation permet de gagner du temps sur les tâches opérationnelles et fastidieuses telles que la saisie de documents, l’archivage, la recherche, etc. De cette manière, l’ensemble du processus est accéléré et devient plus productif.
- Visibilité pour négocier: Dans cet environnement incertain dans lequel nous vivons, l’entreprise a besoin de connaître à tout moment sa situation financière et d’avoir accès à des informations en temps réel sur l’ensemble de ses processus. L’automatisation des comptes fournisseurs offre cette visibilité constante et à jour. De cette manière, un accès instantané aux données permet de prendre de meilleures décisions stratégiques car les informations sont disponibles en temps réel.
- Disponibilité 24/7: Avoir un processus automatisé dans votre entreprise vous permet de poursuivre l’activité à distance sans perdre en efficacité et en productivité. Nous pouvons accéder à des informations et des données de qualité à tout moment de n’importe où. Le confinement était l’exemple parfait pour démontrer l’importance de l’automatisation; ceux qui avaient ce type de système pouvaient continuer à travailler à domicile.
- Plus de sécurité: Toutes les entreprises, mais en particulier les plus petites, doivent bien gérer leurs processus internes pour renforcer la sécurité contre les événements imprévus. L’automatisation des comptes fournisseurs fournit des informations et empêche la perte de documents et réduit les erreurs de saisie de données, entre autres, lors de la saisie et du paiement des factures.
- Moins de retards et de litiges: La comptabilité fournisseurs automatisée facilite le contrôle des fournisseurs et l’établissement de relations de qualité avec eux. De cette façon, l’équipe ne passe pas des heures à essayer de résoudre les problèmes de paiement ou de localiser les documents manquants, etc. On estime que 41% du temps d’un comptable est consacré à traiter les appels des fournisseurs, retardant le paiement dans 31% des cas. Grâce à l’automatisation des comptes fournisseurs, les risques de retards de paiement et d’autres erreurs peuvent être considérablement réduits.
- Meilleure qualité de la gestion de l’entreprise: Grâce à l’automatisation, il est possible d’accéder à des informations pertinentes (indicateurs de performance) permettant une meilleure gestion et contrôle de l’ensemble du processus, ainsi que des ressources humaines, le tout en temps réel. En outre, toutes sortes d’informations et de données statistiques sur le processus sont obtenues, ce qui donne un avantage concurrentiel sur la concurrence et permet de consacrer plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée, un meilleur service client et une concentration sur l’offre de produits.
- Mettre fin à la fraude: Parmi tous les risques auxquels une entreprise est confrontée, la fraude documentaire est parmi les plus fréquentes. En 2018, selon le cabinet Euler Hermes, 70% des entreprises ont été victimes d’une tentative de fraude documentaire; et ces types de problèmes sont également coûteux. L’automatisation des comptes fournisseurs permet un meilleur contrôle de la qualité de l’ensemble du processus via le logiciel et de détecter toute anomalie dans les documents. De cette manière, il devient l’arme du directeur financier pour assurer son opération afin de réduire les tentatives de fraude documentaire.
